Privacyverklaring van de Gooische Hockeyclub

Versie: 27 februari 2024

1. Wie zijn wij?

Wij zijn de vereniging Gooische Hockeyclub (Gooische). Gooische is met ruim 2.100 leden één van de grootste en oudste hockeyclubs van Nederland en de grootste hockeyclub in 't Gooi.

2. Persoonsgegevens en privacyverklaring

Als vereniging verwerkt Gooische persoonsgegevens. Onder persoonsgegevens wordt verstaan alle informatie waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd – dit kan een naam of foto zijn, maar ook een beoordeling van een speler of lidmaatschapsgegevens. Zo verwerkt Gooische persoonsgegevens van haar leden, en ook van vrijwilligers, bezoekers en andere personen betrokken bij Gooische, zoals sponsoren, donateurs en leden van de Gooische Business Club (GBC).

In deze privacyverklaring leggen wij uit wat voor persoonsgegevens wij verzamelen en verwerken en waarom. Ook leggen wij uit welke rol wij hebben bij de verwerking van persoonsgegevens, hoe lang wij persoonsgegevens bewaren, wie nog meer toegang krijgt tot persoonsgegevens en welke rechten jij als betrokkene hebt.

Wij verwerken persoonsgegevens als zogeheten verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze privacyverklaring is gebaseerd op de verplichting uit de AVG om transparant te zijn. Daarom zul je hier en daar wat juridische termen zien.

Als je vragen hebt over deze privacyverklaring of de verwerking van jouw persoonsgegevens door Gooische, kun je altijd contact met ons opnemen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring.

3. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij en waarom?

In deze paragraaf leggen wij uit welke persoonsgegevens wij van jou verzamelen en met welk doel wij deze verwerken. Dit doen we per categorie personen waarmee Gooische een relatie heeft, zoals leden, vrijwilligers, sponsors, etc. Soms val je in meerdere categorieën. 

A. Leden

Van (aspirant en oud-) leden verwerken wij de volgende persoonsgegevens :

• Identificerende en administratieve gegevens, zoals naam en contactgegevens, lid- en bondnummer, geboortedatum, bank- en betaalgegevens, gegevens van ouders (verplicht voor leden onder de 16);
• Gegevens relevant voor de hockeysport, zoals spelershistorie, spelersprestatie, gegevens omtrent beoordeling en begeleiding, eventuele blessures, prijzen, uitwisselingen, kledinggegevens en waar relevant aanmeldgegevens zoals school en relevante interesses;
• Gegevens voor het vastleggen van hockeywedstrijden en het bevorderen van het clubgevoel, zoals verslagen, foto’s en videobeelden van wedstrijden en evenementen; en
• Overige gegevens die nodig zijn voor het waarborgen van de goede sfeer en veiligheid op en namens Gooische, zoals eventuele gegevens omtrent gedrag of incidenten.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• het voeren van de ledenadministratie,
• het faciliteren van de hockeysport,
• het aanbieden van Mijn Gooische en de Gooische App,
• het organiseren van evenementen op en van Gooische,
• het vastleggen en laten zien van de gebeurtenissen op en van Gooische,
• het voldoen aan onze financiële verplichtingen,
• het waarborgen van onze missie op het gebied van plezier, samen, veilig en ambitie,
• het eventuele inschakelen van de tuchtcommissie.

De AVG grondslag die wij hiervoor hebben is het aangaan en uitvoeren van de lidmaatschapsovereenkomst, het voldoen aan onze wettelijke belastingplicht en ons gerechtvaardigd belang om Gooische te runnen en onze missie te waarborgen.

B. Vrijwilligers

Van vrijwilligers verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificerende en administratieve gegevens, zoals naam en contactgegevens, lid- en bondnummer, geboortedatum, bank- en
• betaalgegevens, ;
• Gegevens relevant voor de vrijwilligersrol, zoals vrijwilligershistorie, beroep, expertise en actuele VOG (Verklaring Omtrent Gedrag);
• Gegevens voor het vastleggen van activiteiten waarbij de vrijwilliger betrokken is, zoals verslagen, foto’s en videobeelden van evenementen;en
• Overige gegevens die nodig zijn voor het waarborgen van de goede sfeer en veiligheid op en namens Gooische, zoals gegevens omtrent gedrag of incidenten.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• het registreren en inzetten van vrijwilligers;
• het organiseren van evenementen op en van Gooische;
• het vastleggen en laten zien van de gebeurtenissen op en van Gooische; en
• het waarborgen van onze missie op het gebied van plezier, samen, veilig en ambitie.

Onze AVG grondslag is ons gerechtvaardigd belang om Gooische te runnen en onze missie te waarborgen.

C. Leden van de GBC

Van (aspirant en oud-) leden van de GBC verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificerende gegevens, zoals naam en contactgegevens, bank- en betaalgegevens, beroep;
• Gegevens relevant voor het lidmaatschap, zoals overeenkomst, historie bij Gooische, professionele gegevens; en
• Gegevens voor het vastleggen van activiteiten, zoals verslagen, foto’s en videobeelden van evenementen.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• het voeren van de ledenadministratie,
• het organiseren van evenementen op Gooische en van de GBC,
• het vastleggen en laten zien van de gebeurtenissen op en van Gooische, en
• het waarborgen van onze missie op het gebied van plezier, samen, veilig en ambitie.

Onze AVG grondslag is ons gerechtvaardigd belang om deze onderdelen van Gooische te runnen en onze missie te waarborgen.

D. Sponsoren, donateurs, inclusief Vrienden van Gooische

Van sponsoren en donateurs verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Identificerende gegevens, zoals naam en contactgegevens, geboortedatum, bank- en betaalgegevens, beroep; en
• Het sponsor/donatiebedrag en eventuele bijzonderheden, zoals wederprestatie.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• Het voeren van onze financiële administratie en het voldoen aan onze financiële verplichtingen.

Onze AVG grondslag is de uitvoering van de sponsor- of donateursovereenkomst en onze wettelijke belastingplicht.

E. Bezoekers

Van onze bezoekers verwerken wij soms ook persoonsgegevens.

• Gegevens voor het vastleggen van hockeywedstrijden en evenementen, zoals verslagen, foto’s en videobeelden van wedstrijden en evenementen, en
• Camerabeelden (binnen en buiten) om de veiligheid op de club te waarborgen. Deze camerabeelden worden maximaal 4 weken bewaard, tenzij een incident heeft plaatsgevonden. Alleen twee door het bestuur aan te wijzen personen hebben toegang tot deze beelden, en deze personen zullen alleen toegang nemen in geval van incidenten. Dit alles heeft Gooische vastgelegd haar protocol beveiligingscamera’s.

Wij verwerken deze gegevens voor:

• het vastleggen van de gebeurtenissen op en van Gooische, en
• het waarborgen van onze missie op het gebied van plezier, samen, veilig en ambitie.

Onze AVG grondslag is ons gerechtvaardigd belang om Gooische te runnen en onze missie te waarborgen.

F. Gebruikers van Mijn Gooische en de Gooische App, websitebezoekers, bezoekers social media

Van gebruikers van onze online diensten verwerken wij soms ook persoonsgegevens of worden namens ons gegevens door andere partijen

verwerkt.

• Gebruikersgegevens, zoals lidnummer, wachtwoord, e-mailadres,
• Cookies - dit zijn kleine bestandjes die met een website wordt meegestuurd en door de browser op jouw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen, en
• Gegevens verkregen van jouw social media account, bijvoorbeeld als je de social media buttons klikt of de Gooische social mediakanalen zoals Facebook en Instagram bezoekt en daar wat post.

Wij gebruiken deze gegevens voor:

• Het aanbieden van onze digitale diensten zoals de Gooische App en Mijn Gooische;
• Om je meer service te bieden bij het bezoeken van onze website, die daardoor makkelijker wordt in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kunt blijven op een website of dat jouw voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.
• Het runnen van onze social media accounts op Facebook, Instagram, LinkedIn en TikTok. Door het klikken op social media buttons of het bezoeken van de social media kanalen van Gooische worden door deze  partijen zelf ook cookies geplaatst en persoonsgegevens verwerkt. Gooische heeft daar geen invloed op. Lees voor meer informatie de privacyverklaringen van die partijen en ga bewust om met het gebruik van deze kanalen, zeker ook met afbeeldingen kinderen – zie meer onder hoofdstuk 4 (Foto’s en videobeelden) van deze privacyverklaring.

Onze AVG grondslag is ons gerechtvaardigd belang om Gooische en haar digitale kanalen te runnen.

Opmerking met betrekking tot ons gerechtvaardigde belang:

Wanneer Gooische, zoals in dit hoofdstuk 3 beschreven, persoonsgegevens verwerkt met als grondslag gerechtvaardigd belang, dan balanceert Gooische dat met jouw belangen - we slaan alleen die gegevens op die we echt nodig hebben, en schermen gevoelige gegevens zoveel mogelijk af.

4. Foto’s en videobeelden

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen op of van Gooische worden regelmatig foto's genomen en video’s gemaakt van acties en sfeerbeelden

waarop leden van Gooische, leden van andere verenigingen of andere bezoekers staan afgebeeld. Om leuke en mooie momenten te laten zien en voor het

bevorderen van het clubgevoel publiceert Gooische deze beelden op de Gooische website, op schermen in het clubhuis en, in beperkte mate, in de Gooische Gids, of op onze social media.

Ook hiervan is de AVG grondslag gerechtvaardigd belang. Gooische let er bij het maken en publiceren van foto’s en video’s zoveel mogelijk op dat de beelden

respectvol zijn en dienend aan het doel - leuke en mooie momenten laten zien. Met afbeeldingen van kinderen zijn we extra voorzichtig, en plaatsen we online vooral overzichtsfoto’s, tenzij wij vooraf toestemming hebben gekregen. We vragen leden die foto’s of videobeelden posten op onze social media kanalen om dit net zo zorgvuldig te doen.

Als je toch bezwaar hebt tegen het gebruik van foto- of videobeelden waarop jij of jouw kind herkenbaar in beeld is, kun je dit laten weten via

[email protected]. Gooische zal de betreffende beelden dan zoveel mogelijk verwijderen, tenzij deze zijn opgenomen in de Gooische Gids.

5. Verplichte informatie

Wanneer je lid, sponsor of vrijwilliger wordt, kan het wettelijk of contractueel vereist zijn dat je ons bepaalde persoonsgegevens verstrekt, zoals aangegeven

met een (*). Zo hebben wij bijvoorbeeld een geboortedatum nodig om je in te delen in een team. Wanneer je ons dergelijke informatie niet verstrekt, betekent dit gewoonlijk dat je niet lid kan worden of kan deelnemen.

6. Hoe lang bewaren wij de Persoonsgegevens?

Wij zullen geen persoonsgegevens verzamelen of opslaan die wij niet nodig hebben. Wij bewaren persoonsgegevens zo lang als wij deze nodig hebben voor

bovengenoemde doeleinden, en daarna voor archiefdoeleinden of vanwege andere redenen, zoals belastingwetgeving.

Gooische hanteert in het algemeen het volgende bewaarbeleid:

• Gegevens van (oud) leden Gooische, vrijwilligers, GBC, de Roozenboom of Vrienden van Gooische | Jouw gegevens worden bewaard zolang jij lid/vrijwilliger bent. Daarna gebruiken wij deze gegevens niet langer en bewaren wij deze gegevens enkel voor archiefdoeleinden.
• Foto’s en videobeelden | Afhankelijk van het doel van de foto of de videobeelden, wordt de bewaartermijn bepaald. Camerabeelden gemaakt voor veiligheidsdoeleinden worden maximaal vier weten bewaard. Het fotoarchief, inclusief beelden van evenementen en wedstrijden van Gooische wordt bewaard voor archiefdoeleinden. Foto’s en videobeelden die online staan blijven vaak staan totdat jij ze er zelf afhaalt.

Je kunt ons altijd verzoeken om jouw persoonsgegevens te verwijderen. Lees hier meer over in hoofdstuk 8.

7. Welke persoonsgegevens delen wij met anderen?

Hieronder beschrijven wij welke derde partijen persoonsgegevens van ons ontvangen.

Ten eerste is dat de Koninklijke Nederlandse Hockeybond (KNHB) - lidmaatschap van Gooische betekent lidmaatschap van de KNHB.

Meer informatie kun je vinden in de privacyverklaring van de KNHB.  In geval van incidenten is Gooische verplicht de KNHB pro-actief te informeren.

Wij maken verder gebruik van derden die ons ondersteunen bij het runnen van Gooische.

Hieronder sommen wij de belangrijkste partijen op, met uitleg wat ze doen.

• Gooische gebruikt een hockeyclubmanagementsysteem waarin onder ander de administratie van leden, sponsoren, secretariaat, arbitrage en beoordelingen wordt verwerkt.
• De door Gooische aangewezen sportkledingwinkel ontvangt van Gooische jouw naam en lidmaatschapsnummer voor het uitdelen van de clubkleding.
• Gooische gebruikt Mailchimp voor het versturen van e-mails.

Verwerkers mogen de door ons verzamelde en aan hen verstrekte persoonsgegevens alleen verwerken in het kader van onze instructies aan hen en

in geen geval voor andere doeleinden.

8. Jouw rechten en onze contactgegevens

Op grond van de AVG heb je het recht om voor wat betreft jouw persoonsgegevens waarvoor Gooische verantwoordelijke is:

• Ons te verzoeken om jouw gegevens te corrigeren of te updaten;
• Ons te verzoeken om jouw gegevens te verwijderen, zonder opgaaf van redenen;
• Ons te verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van jou verwerkt hebben. Wij kunnen deze kopie op jouw verzoek ook doorsturen naar een andere databeheerder;
• Jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens in te trekken, als de verwerking op jouw toestemming gebaseerd is. Dit heeft geen invloed om de geldigheid van de verwerkingen vóór het moment dat je jouw toestemming intrekt;
• Bij ons bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw gegevens;

We zetten ons in om zo snel mogelijk na ontvangst op jouw verzoek te reageren. We zullen jouw rechten uitoefenen als is voldaan aan de AVG voorwaarden daarvan.

Voor het uitoefenen van bovenstaande rechten, kun je contact opnemen met [email protected].

Je hebt ook altijd het recht om een klacht over Gooische in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je denkt dat wij jouw gegevens onrechtmatig

verwerken. Kijk hiervoor op https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

9. Websites van derden

Je kunt reclame of andere (hyper)links in of op de online diensten van Gooische aantreffen die verwijzen naar websites, adverteerders, sponsors of andere

derden. Deze websites en diensten hebben hun eigen privacyverklaring en beleid, wij zijn daarvoor niet verantwoordelijk(e).

10. Wijzigingen van de privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden gewijzigd. Wij raden je aan onze privacyverklaring regelmatig te raadplegen. De nieuwe privacyverklaring zal onmiddellijk van kracht worden na publicatie daarvan. Indien we onze privacyverklaring aanzienlijk wijzigen, zullen we dit op onze website vermelden

samen met de gewijzigde privacyverklaring.

*****

© GOOISCHE 2024
Datum publicatie 27 februari 2024.
Download/PDF-versie/Origineel is te vinden op mijn.gooische.nl --> documenten